Reflexion para mejorar del negocio – Mi yo empresaria

¡Hola amantes del dienting!

Este es mi post de despedida hasta septiembre… y no es que me vaya de vacaciones todo el mes y que no os vaya a hacer ni caso… noooo… sencillamente es que voy a descansar (solo un poco) y a reponer fuerzas unos días. Además voy a aprovechar paraa investigar sobre los temas que me habéis ido proponiendo a lo largo de este mes, que son suuuper interesantes y quiero hacerlo bien, claro J.

Me imagino que sabéis, que además del blog, me dedico en cuerpo y alma a mi Aragoneses CPD y este año estoy algo cansada después de tantas cosas que hemos hecho, entre ellas el blog, que aunque parece una tontería no lo es… requiere mucho tiempo porque no quiero publicar un post chorrada semi sacado de la manga y escrito deprisa y corriendo… detrás de todo lo que leéis hay un superequipo de profesionales que me ayudan a investigar y además me ayudan mucho a que lo que escribo tenga sentido.

Pensad que yo, a la hora de ponerme a escribir, soy como un papagayo: que hablo, hablo y hablo… y que luego cuando leo lo que he escrito, solo lo entiendo yo… Pues bien, mi superequipo cuando acabo los post, tienen que corregirlos y darle sentido. Poner miles de puntos y comas; y recordarme que ponga sinónimos a los “palabros de protésicos made in Aragoneses” que lo mismo, pobres de vosotros, ni los entenderíais xD.

Después de escribir el post de hoy pienso que a lo mejor este no es el más dienting que esperabas para terminar esta etapa, pero espero que lo consideres un bocanada de aire fresco empresarial y que todo lo que escribo lo hago con intención de ayudarte con tu proyecto personal y hacerte ver que las clínicas y los laboratorios son empresas, además de fabricas de sonrisas.

Bueno, te quiero contar cómo mi “yo empresaria” ha asumido una serie de cambios importantes en la empresa; y es que a lo largo de este “curso” que ahora termina (para mi los años se siguen midiendo como los cursos escolares, de septiembre a julio, agosto es el mes de reflexión) hemos introducido cambios que han implicado cosas importantes.

Desde hace varios AÑOS (y fíjate que me duele reconocer que han pasado años) he visto que, aunque tenemos controlados todos los aspectos más importantes del laboratorio, el sistema es un poco rudimentario y que, aunque obviamente funciona, no es del todo eficiente y se está quedando anticuado. Rufino hace 60 años y Maribel las últimas décadas han hecho un trabajo súper laborioso que está fenomenal, pero que con el paso de los años y las prisas, el día a día, etc no nos hemos permitido el lujo de pararnos a ver el mar desde la playa, sino que estamos viviendo las olas en plena marea. Además, las cosas se ven siempre muy distintas según cómo estés en ese momento o según desde qué perspectiva te hayas parado a mirarlo.

Quiero deciros que, si vuestros “yos empresarios” se sientan a ver el mar desde la perspectiva financiera, en un día de esos grises/negros y además se paran a mirarlo en la propia marea… acabarán mal; no por perder el negocio (que obviamente no tiene por qué) pero sí por dejar que se queden obsoletos o anticuados, con métodos que no revalorizan las empresas o que estos negocios no les hacen, pasado el tiempo, la vida más fácil sino que cada vez se hace más cuesta arriba y más difícil terminar las jornadas sin desesperarse (y léeme bien que no hablo de ganar más dinero, sino de terminar la jornada sin desesperarse).

El paso del tiempo en todo negocio tiene altibajos, pero los cambios que hagas o el paso de los años tienen que tener la perspectiva de mejorar la calidad de vida laboral del empresarios. Pongo un ejemplo drástico de esta profesión: hace unos años, no muchos (y algunos seguís en esa …) se llevaban los historiales de los pacientes en papel (en carpetas, es cajones, en fichas, etc), hoy los historiales se hacen a ordenador, se archivan por número de historial en un servidor y a cada historia se le asignan las citas, las radiografías, las fotos, etc. Los que habéis pasado de un sistema a papel a un sistema digital, habéis tenido que pasar lo que estaba en papel a formato electrónico, esto os ha llevado un tiempo hacerlo pero con el tiempo habéis ganado tiempo, orden y espacio. O lo que viene siendo lo mismo, dinero $$.

Bien pues este ha sido mi planteamiento este curso, me complico ahora la vida pero con vistas a hacerme, a mí y a todos (empleados, proveedores y clientes), la vida más fácil el próximo curso.

Obviamente, ha habido momentos (muchos) en los que mi superequipo me ha querido matar; es verdad que a lo mejor si hubiera dosificado los cambios el dolor para mi gente (clientes, proveedores y empleados) habría sido menor. Pero, yo soy así, prefiero sufrir así de golpe y que luego llegue la calma. Porque si sigo esperando, seguro que puedo tirarme años con el alma en vilo y esperando a hacer los cambios cuando llegue ese “momento perfecto”, que para mi, no existe.

Un problema que yo he venido observando en la empresa los últimos años es el papel. Las cosas se siguen haciendo en papel y a la hora de hacer labores administrativas y burocráticas ¡¡NOS COMEN LOS PAPELES!!. Pongo otro ejemplo: las estimaciones de gastos yo las hago en un Excel, pico los datos de las facturas de compra que tenemos en papel. Para abrir una incidencia por un producto dañado tengo que ir al archivo y buscar entre CIENTOS DE CARPETAS las prescripciones de los últimos 5 años, porque estamos obligados a tenerlas guardadas… (esto es un horror) Bien pues HE DECIDIDO implementar una serie de cambios que nos hiciera la vida más fácil y que por supuesto, nos ahorrara tiempo y espacio (como he dicho antes, al final, dinero $$)

Os detallo los cambios que he hecho este año, ya veréis que soy una valiente…

  • Cambiamos la centralita de llamadas y unificamos las compañías de telefonía a “la azul” (antes teníamos Vodafone y Movistar) que, además de todo lo que nos mejoró las condiciones, es el único que acude en menos de 24 horas si existe una avería. Fue un horror, porque durante un día entero cayeron las llamadas del fijo y mi gente sufrió las consecuencias. He de decir que antes de hacer nada pregunté si podríamos quedarnos sin línea y me aseguraron desde las dos compañías (la que dejaba y a la que me iba) que NO (mentira). Bueno, al unificar las facturas esta empresa nos hacía además de una oferta económica muy buena y nos aseguraba un servicio de fibra óptica que nos resolvía muchos problemas. Para la empresa es indispensable tener una muy buena conexión a internet porque diseñamos el 90% de las prótesis con CAD CAM y estos archivos se envían vía internet a los centros de fresado. Además, el tener un sistema de fibra bueno, nos daba la posibilidad de poder tener un servidor virtual para el programa de gestión, se acabaría tener un ordenador gigante como un armario que tiene que tener su propia climatización y su propia sala. Con este sistema además mucha gente del laboratorio (incluida yo) podríamos hacer parte de nuestro trabajo desde casa (si lo necesitásemos).
  • Otro cambio, el más reciente, es que hemos externalizado el servicio de almacén. Con intención de hacer crecer el laboratorio hemos acudido a un distribuidor muy exclusivo que nos sirve el los materiales en menos de 24 horas. Esto es un beneficio enorme para el laboratorio. Ahora disponemos de una habitación más (que antes era el almacén) y ahorramos en una persona que tenía que estar 6 horas de jornada al día repartiendo materiales a los técnicos y buscando estos materiales entre los distintos proveedores.
  • Decidí cambiar el sistema de iluminación a sistema LED, no es que esto nos haga mejorar en nuestro trabajo ni ir más rápido a la hora de hacer las prótesis, pero los alógenos no dan luz natural y un sistema led 50% warm 50% white se corresponde más con la luz natural. Además trabajamos a diario con hornos que desprenden mucho calor, con un sistema de iluminación led ahorramos bastante en cuanto a calorías se refiere y, por último, obviamente, el consumo en energía y la durabilidad de las luminarias hace que ahorremos un más o menos un 30% en la factura de la luz y unos 600€ al año en material lumínico (alógenos, transformadores, bombillas, etc…). El sistema led por el que me he decantado nos cubre 4 años de garantía de todos los puntos de luz, lo que quiere decir que si antes de tiempo se funde alguna luz nos lo cambian sin coste. Además lo pudimos pagar con un crédito ICO ya que se considera una mejora en la eficiencia del edificio.
  • Ya más enfocado a la parte de gestión decidí unificar los precios de las tarifas. Estaban todas manga por hombro desde que se pasó de pesetas a € (para mí hace mil años). Además ha habido productos nuevos que hemos ido añadiendo a la lista y, para calcular su precio, ha sido caótico porque se han calculado en base a los precios de la competencia o comparándolos con productos de fabricación parecida… Además, en lo últimos años, han cambiado los tipos de IVA de varias materias que usamos para la fabricación de las prótesis (la cerámica por ejemplo) y es que algunos productor se compran sin IVA, otros con un 4%, otro al 10% y otros al 21%.

El problema principal, no es que haya varios tipos de IVA, esto daría lo mismo si repercutiésemos el IVA a los clientes, pero no es así y por lo tanto nuestros precios no varían directamente proporcionales a las variaciones que nos quiera hacer el gobierno, solo nos influye en cuanto a lo que tengamos nosotros de margen… L. Te lo explico con un ejemplo: si el IVA sube de un 10% a un 21% nosotros no podemos repercutírselo a los clientes como impuesto, tendríamos que subírselo de sopetón en todos los productos en los que se use ese material (cosa que no nos parece bien y además sería un lío estar cambiando cada artículo), así que lo que ocurre, es que perdemos parte de nuestro margen de beneficio.

  • Aprovechamos esta unificación de las tarifas para actualizar la productividad de los protésicos. Cada uno de los productos que vende el laboratorio tiene una serie de fases que realizan los protésicos… con estas fases se puede saber muchas cosas, por ejemplo: cuántos recubrimientos cerámicos se han hecho a lo largo de un periodo y además saber cuántos ha hecho cada uno de los ceramistas, cuántos se han repetido, etc. Esta producción la medimos por minutos y está valorada para los técnicos en función de su rapidez, calidad y experiencia; esto es lo que les da su categoría dentro de la empresa. Este sistema es para mi, el mejor invento de los Aragoneses, buenísimo es poco, pero hacía que no se revisaba desde 2001 y los productos que se habían añadido nuevos se habían dado de alta comparándolos con algunos que se fabricaban de forma parecida o un poco a la cuenta de la vieja. Esto hacía que la valoración no fuera del todo real y que las categorías y las valoraciones no estuvieran actualizadas.  
  • Ya que hacíamos estos cambios decidimos además que el sistema de gestión podía unificarse con el almacén para poder ver los consumos que tenemos por secciones, por fecha, por tipos de materias etc. Cuando damos de entrada los materiales en el sistema de almacenaje podemos tener un mayor control de qué secciones gastan más y qué secciones gastan menos en función de la demanda o de si las que más repeticiones tiene son exactamente las que más gastan, etc. Son varios ratios que desde hace años quería que tuviera el laboratorio para su control, pero que hasta ahora los teníamos que sacar de forma manual y, como he dicho antes, picar los datos en un Excel con las facturas en mano y las producciones de las secciones por otro lado.
  • A principios de curso tuve una reunión con nuestro proveedor de imprenta porque debíamos de decidir si continuábamos con los pedidos de las prescripciones en papel autocopiativo, para hacer este pedido tenemos que pedir un palet entero y por lo tanto almacenarlo. Este sistema de ordenes de trabajo, aunque es muy bueno, es rudimentario al máximo, es como la gente que sigue pagando con tarjeta y te tiene que hacer la copia de la tarjeta con el papel de calco… Es un sistema bueno pero obsoleto. Decidimos prescindir del block de papel autocopiativo de toda la vida y hacer un PDF interactivo: esto es un archivo PDF que dejamos colgado en la web (y además lo mandamos por correo) y que se puede, o bien imprimir directamente para rellenarlo a mano, o bien rellenar con el ordenador (está diseñado para eso) y luego imprimirlo.
  • La empresa del programa de gestión además nos propuso una alternativa a esto, que consiste en un portal de internet donde se rellenan las prescripciones como si fuera un formulario (rellenas los datos que te pide y le das a siguiente, siguiente, siguiente…), una vez completados los datos, se genera un PDF que lleva un número de orden asignado (este es el que tiene que adjuntar al trabajo para luego asignarlo cuando llegue al laboratorio). La orden nos llega automáticamente al laboratorio y además, queda una copia almacenada en el portal de la clínica (que podrá comprobar, actualizar, editar, ordenar, exportar a Excel, imprimir…). Además de lo genial que supone tener la información al alcance de la mano, supone un ahorro de 4 horas en la recepción del trabajo a su llegada al laboratorio, lo que es un punto a favor y un beneficio extra para la clínica.
  • Para ahorrar en tiempos de fabricación no solo he tenido en cuenta los factores internos, sino que los factores externos son muy importantes. Para ello unificamos el sistema de mensajería: Distribuimos las rutas de Madrid Capital y los alrededores del laboratorio (Alcobendas, San Sebastián de los Reyes, Torrejón, Algete y Tres Cantos…) en tres. Dejando libertad de movimiento a Jairo, que es uno de nuestros repartidores que reparten en moto, por si existía alguna urgencia. Modificamos la empresa que se encargaría de todo lo que no fuera Madrid Capital y alrededores del laboratorio a MRW, que es la empresa de transporte con más delegaciones y además con más experiencia y renombre. Además estipulamos recogidas automáticas a los clientes más asiduos para que no tuvieran que llamar al centro, con todo esto, el sistema de recogidas y entregas quedó más automatizado y por lo tanto más eficiente.

Después de estos cambios créeme que me he ganado unas vacaciones. Pero mi superequipo también, han podido afrontar todo esto con la mayor deportividad que se podía, han superado todos los cambios, más lo que les espera por venir, y además aportado todo lo que estaba en su mano para ayudar a la empresa a mejorar día a día.

Quiere dedicar este post a ellos, mi superquipo, que hace posible que cada día nos superemos, que hagamos más de 3000 sonrisas al año y que además me sigan y colaboren con mis locuras, como todos los cambios, como es este blog…

¡¡Gracias equipo!!

Por si te quedas con ganas de más amante del dienting…

No sabes lo que te espera a partir de septiembre…

 

¡¡Felices vacaciones, familia!!

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